Nashuatec IM C3010SD – Bien plus qu’une simple imprimante.
La passerelle idéale entre documents physiques et numériques.
Wo Texterkennung heute ansetzen kann
OCR (Optical Character Recognition, optische Zeichenerkennung) ist heute eine ausgereifte Technologie, um gescannte oder fotografierte Dokumente in maschinenlesbaren, durchsuchbaren Text umzuwandeln.
Die entscheidende Frage ist deshalb nicht mehr, ob OCR funktioniert, sondern an welcher Stelle Ihres Dokumentenprozesses die Texterkennung stattfinden soll. Je nach Dokumentenmenge, Arbeitsablauf und gewünschter Weiterverarbeitung kommen unterschiedliche Ansätze infrage.
Wo OCR im Dokumentenprozess ansetzen kann
Gerät – Texterkennung direkt beim Scannen
Texterkennung kann bereits beim Scanvorgang am Multifunktionsgerät erfolgen. Der Scan wird direkt verarbeitet und beispielsweise als durchsuchbares PDF/A ausgegeben.
Beispiel: Der Scan wird direkt am Gerät über die integrierte OCR-Funktion durchsuchbar gemacht.
Scan-Workflow – OCR als Teil des Erfassungsprozesses
OCR kann als Zwischenschritt in der Erfassungssoftware eingesetzt werden – häufig kombiniert mit automatischer Klassifizierung und Weiterleitung an nachgelagerte Systeme.
Beispiel: Eine Scan-Lösung erkennt den Text bereits während des Scanprozesses und leitet das Dokument automatisch an das gewünschte Zielsystem weiter.
Dokumentenmanagement – Dokumente strukturiert auffindbar machen
Im Dokumentenmanagement dient OCR als Grundlage für die Verschlagwortung und Volltextsuche. Inhalte gescannter Dokumente werden dadurch auch innerhalb eines DMS auffindbar.
Beispiel: Dokumente werden im DMS automatisch verschlagwortet und über die Volltextsuche schnell wiedergefunden.
Intelligente Verarbeitung – Informationen automatisch weiterverarbeiten
OCR ist hier nicht das eigentliche Ziel, sondern der erste Schritt einer automatisierten Weiterverarbeitung. Erkannte Informationen können extrahiert und direkt an nachgelagerte Systeme übergeben werden.
Beispiel: Daten aus Verträgen oder Rechnungen werden automatisch ausgelesen und in das entsprechende Fachsystem übernommen.
KI-Modelle (LLM/VLM) – Dokumente inhaltlich verstehen
Moderne multimodale KI-Modelle erkennen Text als Teil ihres Bildverständnisses und können zusätzlich handschriftliche Vermerke oder komplexe Layouts erfassen. Damit geht die Verarbeitung über die klassische Texterkennung hinaus.
Beispiel: Agentic Document Processing versteht ein Dokument inhaltlich und verarbeitet es direkt weiter, statt es nur zeichenweise zu lesen.
Klassische OCR oder moderne KI-Modelle?
Klassische OCR-Engines bleiben eine effiziente Wahl bei grossen, gleichförmigen Dokumentenmengen, bei denen Kosten pro Seite im Vordergrund stehen.
Moderne KI-Modelle (LLM/VLM) spielen ihre Stärken dagegen dort aus, wo Dokumente uneinheitlich sind, handschriftliche Inhalte enthalten oder direkt inhaltlich weiterverarbeitet werden sollen. Je heterogener die Dokumentenlandschaft, desto eher kann sich ein KI-gestützter Ansatz lohnen.
Lassen Sie uns Ihren Dokumentenprozess gemeinsam anschauen
Sie möchten wissen, an welcher Stelle OCR, automatisierte Dokumentenverarbeitung oder KI in Ihrem Prozess sinnvoll eingesetzt werden kann? Beschreiben Sie uns kurz Ihre Ausgangslage – wir beraten Sie gerne.