Les métadonnées dans la GED apportent un net gain d'efficacité
Directeur de l'implémentation chez Faigle SA Suisse romande, Serge Savioz explique, dans le cadre d’un entretien, les nombreux avantages du recours aux métadonnées au sein des solutions actuelles de gestion électronique des documents (GED).
En quoi consiste le concept de métadonnées?
Les métadonnées vont au-delà des données contenues dans un document. Elles le complètent en fournissant davantage d’informations, notamment sur le contexte associé au contenu. En outre, elles donnent des instructions sur la façon de traiter les données. Pour prendre une analogie avec le monde physique, on peut assimiler les métadonnées à des post-it que l’on apposerait sur un document pour en résumer le contenu à l’aide de mots-clés. Une photo pourrait par exemple être associée aux mots-clés «plage», «été»,«Barcelone». La solution GED stocke alors deux types d’informations distinctes: premièrement le format de la photo (JPG, BMP, etc.), deuxièmement les mots-clés. De façon plus générale, rappelons que tout le monde bénéficie d'informations fournies par des métadonnées en naviguant sur le web. Le moteur de recherche de Google se base en effet aussi en partie sur les métadonnées renseignées dans des fichiers HTML, notamment, pour indexer les sites web.
Quels types de métadonnées sont au cœur des solutions GED actuelles?
Cela dépend des documents en question. Dans le cas de factures, la procédure de scan permet de récupérer la date de création, le nom du fournisseur et le montant. Les métadonnées peuvent aussi être définies manuellement, sous forme de mots-clés, lors de la création de tout document. Il convient de penser en amont à tous les mots-clés pertinents.
De quels avantages peuvent bénéficier les entreprises faisant appel à une GED incorporant des métadonnées?
Le stockage et la recherche des documents sont drastiquement simplifiés, par rapport à la méthode qui se restreint à l'arborescence de dossiers et de sous-dossiers. Avec les métadonnées, on ne stocke plus l’information dans un répertoire que peut-être personne ne retrouvera, mais avec des mots-clés. Il est ainsi possible de retrouver rapidement une liste d’un ou plusieurs fichiers en saisissant simplement des mots-clés, sans devoir connaître le lieu de stockage ou le nom exact du fichier. Les métadonnées permettent par ailleurs de créer des liens logiques entre les fichiers. En saisissant le nom d’un client donné, la solution va afficher un accès direct à la liste de tous les documents qui le concerne. Avec ce système de liens, il sera par exemple possible de rapidement retrouver la facture fournisseur à partir de la facture client.
Les solutions GED reposant sur les métadonnées ont-elles d'autres atouts?
Oui, un atout essentiel: les métadonnées ouvrent la porte à l’échange d'informations entre la solution GED et les autres logiciels d’entreprise tels que l’ERP et le CRM. Les bases de données peuvent être centralisées et partagées. En créant un document dans la GED, le nom d’un client sera automatiquement généré depuis le CRM. Dans l'autre sens, une facture sera automatiquement créée dans l’ERP, en s'épargnant la saisie manuelle de l’information.
Comment évaluez-vous le retour sur investissement de l'emploi des métadonnées dans une solution GED?
Ces solutions apportent sans aucun doute un net gain d’efficacité du côté des employés. En leur donnant la technologie adéquate pour retrouver l'information, ils peuvent par exemple répondre à plusieurs demandes en une seule opération et faire preuve de proactivité. L’image de professionnalisme et d’efficacité que l'on transmet aux clients s’en trouve dès lors renforcée.