À partir de 2023, aucune PME ne pourra plus se passer d’un classement électronique des documents

Pour de nombreuses entreprises, un système de gestion électronique des documents constitue un moyen simple de faire son entrée dans le domaine de la numérisation. Stephan Bischof, le CSO de la société René Faigle SA, explique tout ce qu’il est possible de réaliser avec une GED, ce à quoi les entreprises doivent faire attention lors du choix d’une solution et pourquoi il ne reste plus beaucoup de temps pour l’introduction.

Comment les PME peuvent-elles profiter de la gestion documentaire numérique ?
Stephan Bischof: Les avantages principaux sont évidents. Avec un système de Gestion Électronique des Documents ou GED, les entreprises économisent du temps, de l’argent et gagnent en efficience. Il permet de numériser facilement les processus commerciaux – de la gestion des contrats à la validation des factures – de classer tous types de documents de manière organisée.

Pourquoi est-ce le bon moment pour introduire une GED ?
Pour rester compétitif à l’avenir aussi et pouvoir travailler en accord avec la protection des données. Au plus tard à partir de 2023 – quand la nouvelle loi sur la protection des données entrera en vigueur – aucune PME ne pourra plus se passer d’un système de classement électronique des documents. Pour les entreprises qui n’utilisent pas encore une telle solution, les GED d’entrée de gamme telles que notre FS-Starter sont idéales. Non seulement, elles sont conformes à la protection des données, mais encore elles permettent de numériser en même temps des processus analogiques chronophages. Elles permettent d’économiser de l’argent et des ressources tout en améliorant votre efficience et votre qualité.

Comment les GED ont-elles évolué ces dernières années ?
Les solutions GED actuelles sont beaucoup plus intelligentes – autrefois, les documents ne pouvaient être trouvés qu’au moyen du nom correct du fichier ou de certaines balises, ce qui, dans certaines circonstances, coûtait plus de temps que de trouver le document physique dans le dossier correspondant. Les solutions GED proposent aujourd’hui aux utilisatrices et utilisateurs des outils modernes permettant de travailler de manière efficiente et d’éviter un chaos au niveau des données. En font par exemple partie l’indexation plein texte automatisée, l’enrichissement avec des métadonnées et le classement de documents scannés et de données numériques.

Combien de temps les entreprises peuvent-elles économiser grâce à des solutions GED modernes ?
Le kit de base absolu de la GED promet déjà une amélioration de l’efficience. Les employés passent en moyenne 20 minutes par jour à chercher des documents. Le classement nécessite dix minutes supplémentaires. Sur une année, cela représente 15 jours de travail! Le classement centralisé et la recherche facile de documents dans la GED permet aux employés d’économiser beaucoup de temps qu’ils passeraient sinon à fouiller dans des classeurs au bureau ou aux archives.
En numérisant d’autres processus, les entreprises peuvent devenir encore plus efficientes. Le degré d’efficience dépend entièrement du type et du nombre de modules qu’elles utilisent. Un exemple: avec un flux de travail numérisé pour les créditeurs, les entreprises peuvent économiser au minimum 15 minutes par facture. Pour 10 factures par jour, cela correspond à deux heures et demie qui pourraient être mises à profit de manière plus efficiente.

À quoi les entreprises doivent-elles particulièrement faire attention lors du choix d’une solution GED appropriée ?
Les entreprises doivent veiller à ce que la solution soit évolutive et pérenne pour qu’elle puisse grandir avec l’entreprise. La possibilité d’intégrer entièrement d’autres systèmes périphériques en fait aussi partie. Le choix du bon fournisseur est aussi particulièrement important. En effet, un fournisseur de GED doit être en mesure d’offrir plus que la solution. Il doit pouvoir conseiller ses clients équitablement et les accompagner avec compétence. Dans l’idéal, il doit être établi dans la région et ne pas connaître que le marché suisse, mais comprendre également les particularités juridiques de la Suisse.

Quelles sont les caractéristiques qui font de FS-Starter la solution idéale pour des entreprises qui veulent accélérer leur numérisation ? 
Notre solution s’adresse de manière explicite aux PME. La particularité de notre solution est son évolutivité – FS-Starter est une solution complète de GED et d’ECM qui grandit avec l’entreprise et peut être adaptée à ses besoins. Ainsi, vous pouvez commencer à petite échelle, par exemple par l’automatisation des flux de travail des créditeurs et, au besoin, reproduire numériquement d’autres processus. Notre solution propose de nombreuses possibilités d’intégration pour intégrer FS-Starter de manière idéale dans l’environnement informatique existant.

L'article original en allemand se trouve ici.