Le bureau d’études Jürg Specogna SA s’entend à exécuter son activité en travaillant parallèlement sur le projet et avec le maître d’ouvrage. Ce n’est pas l’esprit du temps qui est primordial, mais les souhaits et les idées du maître d’ouvrage. Des technologies et des matériaux nouveaux offrent de nouvelles possibilités. C’est avec passion que l’équipe met en oeuvre des méthodes de construction et des matériaux connus.
«La flexibilité dans le travail et dans la réflexion est importante pour nous». Fabio Moduli, responsable du
secteur Finances & Personnel, et Sandra Fehr, architecture, travaillent dans deux services différents
qui ont des exigences distinctes. Composé d’une équipe de 10 personnes, le service de construction et d’architecture a besoin de documents de la plus haute actualité. L’administration – une équipe de 3 personnes – doit avoir accès à des documents tels que les factures des débiteurs et des créditeurs. Les deux services, administration et gestion de la construction, travaillent séparément auniveau des autorisations, mais sur la même plateforme M-Files.

Nous cherchions: un soutien administratif avec un système de classement homogène
Pour laisser une place suffisante à la créativité des clients, l’équipe a cherché un classement facile à utiliser. Ce classement devait donner la possibilité de travailler indépendam-ment du lieu. L’équipe se déplace: elle participe à des manifestations, se rend sur les chantiers et chez les clients. Des projets de construction déjà réalisés, des références de projets de construction sont présentés à titre d’exemple pendant les entretiens. L’administration du bureau d’études se voit confrontée à des exigences pointues. Avec M-Files, il est désormais facile de trouver les informations suivantes.

Avec M-Files, il est désormais facilede trouver les informations suivantes.

• Documents techniques: plans (pdf et dwg, formats Office), croquis, documentations, photos du terrain, plan cadastral, notes prises lors des entretiens
• Documentation: matériaux publicitaires, brochures, contrats de service pour la direction des travaux
• Les factures issues du secteur administratif reliées par un lien avec l’objet sont accessibles à toute
  l’équipe
  Les formats tels que pdf, dwg sont utilisés quotidiennement par l’équipe.
  L’efficience de l’accès est basée sur la rapidité de l’accès
• Données permanentes: les coordonnées des clients, des fournisseurs dans différentes régions sont utilisées dans tous des projets

Nous avons trouvé: la solution simple, sûre, transparente et souple d’un système DMS/ECM avec M-Files

Trouver facilement et avoir un accès rapide aux documents
Le chef de chantier, l’architecte d’intérieur et l’administration ont accès aux mêmes données. L’accès facile aux factures, aux offres, à la correspondance est possible grâce à la recherche dynamique.
Sur M-Files, les documents sont trouvés en fonction des métadonnées, par exemple selon le critère «facture», «client» ou «date de création». Ainsi, le lieu de stockage n’a plus aucune importance.

Implémentation simple
Intégration de flux documentaires etprocessus d‘entreprise complexes tels que le traitement des flux de travail débiteurs et créditeurs.

Coopération au sein de l’équipe
M-Files offre des fonctions pour la coopération orientée sur les projets ou les intérêts. En l’occurrence, on octroie différents droits d’accès aux différents membres de l’équipe. L’équipe du bureau d’études peut à tout moment accéder aux plans cadastraux, aux premiers projets, aux études de faisabilité, aux permis de construire, aux soumissions, aux annonces, aux brochures, aux authentifications notariales.

Utilisation flexible de services cloud
Des centres de données ou des services cloud sont utilisés. La société Jürg Specogna SA a accès à toutes les données et peut montrer des projets de référence au cours de ses réunions de projet.

Intégration dans le paysage IT
L’intégration dans l’environnement IT des clients se fait sans problèmes. De plus, l’intégration de produits d’autres fabricants est prise en charge.

Accès depuis n’importe quel appareil
Le système DMS/ECM peut être commandé via les téléphones portables, les tablettes et les ordinateurs.

Lizenzmanagement
Nous adaptons l’attribution de licences pour le système de gestion de documents exactement à vos besoins. Grâce à l’attribution souple de licences, nous garantissons une bonne prise en main, et l’évolutivité simple permet au système de grandir avec vous. Des droits spécifiques peuvent être attribués à chaque groupe d’utilisateurs et à chaque utilisateur. Ainsi, un service du personnel peut protéger les données personnelles privées des collaborateurs contre l’accès non autorisé.

Conditions système

Conditions minimales:

• Microsoft Windows Server 2008 ou un nouveau
• NET Framework 4.0 ou plus récent
• 1 processeur bicoeur
• 1 Go de RAM

Recommandé pour un maximum de 50 000 objets

• 1 processeur quadricoeur
• 4 Go de RAM
• RAID 1 ou RAID 5
• 60 Go de mémoire disponible