Das Architekturbüro Jürg Specogna AG versteht es, zum einen seine Tätigkeiten als eine Arbeit am Projekt anzusehen, und zum anderen die Architektur in enger Zusammenarbeit mit dem Bauherrn umzusetzen. Nicht der Zeitgeist steht im Mittelpunkt, sondern die Wünsche und Vorstellungen des Bauherrn.

Flexibilität in der Arbeit und im Denken ist dem Unternehmen wichtig. Bekannte Bauweisen wie auch neue und innovative Technologien setzt das Team mit Leidenschaft ein.

Fabio Moduli, Leiter Finanzen & Personal und Sandra Fehr, Architektur, sind bei Specogna in zwei verschiedenen Abteilungen tätig. Unterschiedlicher könnten die Anforderungen nicht sein. Die Architekturabteilung mit einem Team von zehn Personen braucht aktuelle Dokumente, die dreiköpfige Administration hingegen sollte laufend Zugriff auf Dokumente wie Debitoren- und Kreditorenrechnungen haben. Die beiden Abteilungenarbeiten getrennt, über die jeweiligen Zugriffsberechtigungen, auf derselben M-Files Plattform. Sie greifen immer auf die gleiche Datenstruktur zurück.

Gesucht: Einheitliches Ablagesystem
Damit der Kreativität genügend Platz eingeräumt wird, suchte das Team von Specogna nach einer bedienerfreundlichen Ablage, die ein ortsunabhängiges Arbeiten unterstützt. Da das Team auf Baustellen, an Veranstaltungen oder bei Kunden unterwegs ist, muss es schnell Zugang auf bereits umgesetzte Bauprojekte oder auf Referenzbauten haben. So kann man in Gesprächen mit Kunden oder Bauherren die Dokumente beispielsweise abrufen und für Präsentationen nutzen. Das sind hohe Anforderungen an eine Administration.

Mit M-Files sind folgende Informationen einfach zu finden:

• Technische Dokumente: Pläne in fast allen gängigen Formaten, Zeichnungen, Dokumentationen, Fotos von Grundstücken, Katasterplan, Gesprächsnotizen.
• Dokumentationen: Werbematerialien, Broschüren und Werkverträge für die Bauleitung.
• Rechnungen: Diese sind mit dem Objekt verlinkt und jedes Teammitglied hat Zugriff auf die Daten. Schnell, effizient und ortsunabhängig
• Stammdaten: Kontaktdaten von Kunden, Lieferanten, in verschieden Regionen, sind projektübergreifend im Einsatz.

Gefunden: Einfache, sichere, transparente und flexible Lösung
Einfaches Finden
Bauleiter, Innenarchitekt und Administration greifen auf die gleichen Daten zu. Durch die dynamische Suche ist ein einfacher Zugang zu Rechnungen, Offerten, Korrespondenz möglich. In M-Files werden die Dokumente nach Metadaten zum Beispiel nach Rechnungen, Kunden oder Erstellungsdatum gefunden. Der Speicherort wird so irrelevant.

Einfache Implementierung
Einbindung von komplexen Dokumenten-Workflows und Business-Prozessen wie Abwicklung von Debitoren- und Kreditorenabläufe.

Ortsunabhängiger Einsatz
Datacenter oder cloudbasierte Services werden genutzt. Jürg Specogna AG hat Zugriff auf alle Daten und kann die Referenzprojekte in Projektsitzungen zeigen.

Zusammenarbeit im Team
Mit M-Files ist eine projekt- oder interessensorientierte Zusammenarbeit möglich. Dabei ordnet man den Teammitgliedern unterschiedliche Zugriffsberechtigungen zu. Das Team des Architekturbüros kann jederzeit auf Katasterpläne, Entwürfe, Machbarkeitsstudien, Baubewilligungen, Submissionen, Inserate, Broschüren oder auch notarielle Beglaubigungen zugreifen.

Integration in IT-Landschaft
Die Einbindungen in die IT-Umgebung von Kunden ist gewährleistet. Ausserdem wird die Integration von Dritthersteller-Produkten unterstützt.

Zugriff über jedes Gerät
Das Dokumenten Management System erlaubt die Bedienung über Mobile Phones, Tablets und PCs.

Lizenzmanagement
Die Lizenzierung des Dokumenten Management Systems stimmen wir genau auf Sie ab. Mit einer flexiblen Lizenzierung sorgen wir für einen guten Start und mit der einfachen Ausbaubarkeit wächst das System mit den Bedürfnissen des Unternehmens mit. Jeder Benutzergruppe und jedem Benutzer können spezifische Rechte zugeteilt werden. So kann eine Personalabteilung beispielsweise persönliche und private Daten von Mitarbeitenden vor unerlaubten Zugriffen schützen.