Agroform est un professionnel du commerce de fruits et légumes. Chaque jour, le distributeur approvisionne plus de 600 clients de la région zurichoise en produits frais. Il cherchait un système de gestion centralisée des informations incluant les autorisations appropriées pour permettre aux collaborateurs et aux clients d’avoir accès aux documents du processus de commande.

L’objectif: les  clients doivent pouvoir consulter à tout moment l’état des marchandises et des commandes de la gamme de produits d’Agroform par login Internet.
Un des points principaux est la connexion flexible de la solution ERP développée par Agroform au système de gestion de l'information. De plus, la gestion de l’information devait être joignable autant du poste de travail et/ou du bureau à domicile que par Internet et depuis des terminaux mobiles.

C’est avec ces exigences que Beat Schönbächler, propriétaire d’Agroform, a mandaté les spécialistes de Faigle Solutions AG. Ainsi, 600 clients – des hôtels, des restaurants et des maisons de retraite – ont accès à la gamme de produits et tous les bons de livraison signés sur M-Files. 200 clients utilisent le login Internet pour consulter à tout moment leur compte bancaire. De plus, une installation Internet y compris accès est nécessaire. Des ateliers et des configurations communes sur place avec les experts de Faigle Solutions ont caractérisé la coopération, ce qui a séduit les collaborateurs et les clients sur toute la ligne. Agroform va devenir le pionnier florissant du commerce des produits frais dans le cadre de la transformation numérique.

Nous cherchions : la simplification du processus entre le client et le fournisseur de fruits et légumes

Les collaborateurs et les clients doivent pouvoir accéder à une boutique en ligne ainsi qu’à la gestion de l’information par connexion Internet. Ils ont alors la possibilité de consulter l’état des commandes en plus du catalogue de produits.
Dans ce but, des interfaces doivent être reliées entre l’ERP, le logiciel de l’entrepôt et la gestion de l’information.
«Le processus de commande doit être aussi efficient que la chaîne de livraison et, en même temps, être confortable pour le client», déclare Schönbächler. 

Particularité: l’intégration a dû être adaptée à l’ERP client développé par ce dernier. Un défi passionnant pour l’équipe de Faigle-Solutions.

Avec M-Files, la gestion des informations suivantes est simple: 

• Factures des débiteurs; Le débiteur est enregistré dans la comptabilité, le client peut consulter son compte.
• Vue d’ensemble des bons de livraison Les bons de livraison signés sont scannés grâce au code-barres et peuvent être consultés sur le DMS.
• Catalogues de produits; Les clients ont accès en ligne à tous les produits et spécifications. 
• Accès mobile avec login Accès sécurisé y compris autorisations pour tous les clients, accès mobile pour les collaborateurs.
• Configuration personnalisée Des modules spéciaux synchronisent automatiquement les dossiers et l’ERP client.
• Archivage: Les documents scannés peuvent être consultés et archivés conformément à la loi.

Nous avons trouvé: la flexibilité et la mobilité pour les clients et les collaborateurs

Utilisation transversale
Les collaborateurs de l’administration et de l’entrepôt ont accès aux bons de livraison. Des autorisations dynamiques permettent en outre à la comptabilité de disposer de documents concernant les débiteurs et les créditeurs. M-Files sert de classement centralisé et d’archives: les documents sont trouvés grâce à des métadonnées telles que les commandes y compris les références, le nom du client ou la date d’établissement au lieu de l’emplacement de stockage.

Acceptation par les collaborateurs
Sur les 50 collaborateurs, 25 utilisent M-Files quotidiennement.
La simplicité d’utilisation permettra d’ici peu d’utiliser le système de manière efficiente. Grâce au login individuel pour l’équipe d’Agroform et les clients, toutes les parties impliquées ont à tout moment accès à leurs documents.

Utilisation indépendante du lieu
L’installation locale et en nuage sont utilisées. Les collaborateurs d’Agroform et les clients ont accès depuis le bureau ou quand ils sont en déplacement.

La mobilité complète la valeur ajoutée
Chaque mois, 5 000 bons de livraison signés sont scannés et stockés sur M-Files.
200 clients y trouvent leurs commandes transmises par la boutique en ligne. Grâce à la possibilité d’accès via le poste de travail, en ligne et par terminal mobile, les clients et les collaborateurs utilisent M-Files et son efficacité les a séduits.

Intégration dans l’environnement informatique
L’intégration dans l’environnement informatique des clients est garantie.
De plus, l’intégration de produits d’autres fabricants est prise en charge. Des plugins et des connecteurs permettent de relier les systèmes périphériques courants à la gestion de l’information.

Gestion des licences
Nous adaptons l’attribution de licences pour le système de gestion de documents exactement à vos besoins. Grâce à l’attribution flexible de licences, nous garantissons une bonne prise en main, et la simplicité de l’évolutivité permet au système de grandir avec les besoins de l’entreprise. Des droits spécifiques peuvent être attribués à chaque groupe d’utilisateurs et à chaque utilisateur. Ainsi, un service du personnel, par exemple, peut protéger les données personnelles et privées des employés contre l’accès non autorisé.