Agroform ist Profi im Handel mit Obst und Gemüse. Der Händler versorgt über 600 Kunden im Raum Zürich täglich mit frischen Lebensmitteln. Um Mitarbeitenden und Kund:innen den Zugriff auf Dokumente des Bestellprozesses zu ermöglichen, wurde ein zentrales Informationsmanagement inkl. geeigneter Berechtigungen gesucht. 

Via Web-Login sollen Kund:innen Einsicht in den Waren-und Bestellstatus der Agroform Produktpalette erhalten. Ein Hauptpunkt ist die flexible Anbindung der von Agroform selbst entwickelten ERP-Lösung. Zusätzlich sollte das Informations-Management via Web und mobilen Endgeräten erreichbar sein. 

Mit diesen Anforderungen beauftragte Beat Schönbächler, Inhaber von Agroform, die Spezialist:innen von Faigle. Dadurch haben Kund:innen wie Hotels, Restaurants und Altersheime Zugriff auf die Produktpalette und alle unterzeichneten Lieferscheine in M-Files. 200 Kund:innen nutzen den Web-Login, um jederzeit ihren Kontostand abzurufen. 

Zusätzlich wird eine Web-Installation inkl. Zugängen benötigt. Dank der erfolgreichen Zusammenarbeit mit den Expert:innen von Faigle wird Agroform zum erfolgreichen Vorreiter des Lebensmittelhandels in der digitalen Transformation.

Gesucht:  Vereinfachung des Prozesses zwischen den Kund:innen und Gemüse- und Früchtelieferanten
Mitarbeitenden und Kund:innen soll per Web-Login Zugriff auf einen Online-Shop, als auch auf das Informations-Management ermöglicht werden. Dort besteht die Möglichkeit, sich neben dem Produktkatalog auch den Bestellstatus einzusehen. Hierzu müssen Schnittstellen zwischen ERP, Lagersoftware und Informations-Management verbunden werden. Besonderheit: Die Integration musste an das selbst entwickelte Kund:innen-ERP angepasst werden. Eine spannende Herausforderung für das Faigle-Team. 

Mit M-Files sind folgende Informationen einfach zu verwalten: 

• Debitorenrechnungen: Der Debitor ist in der Buchhaltung erfasst, der/die Kund:in kann seinen/ihren Kontostand abrufen.
• Lieferscheinübersicht: Unterschriebene Lieferscheine werden anhand des Barcodes gescannt und sind im DMS einsehbar. 
• Produktkataloge: Kund:innen haben Online-Zugriff auf alle Produkte und Spezifikationen. 
• Mobiler Zugriff mit Login: Sicherer Zugang inkl. Berechtigungen für alle Kund:innen, mobiler Zugriff für Mitarbeitende.
• Kundenspezifische Konfiguration: Spezialmodule synchronisieren die Ordner und das Kund:innen-ERP automatisch. 
• Archivierung: Gescannten Dokumente sind abrufbar und rechtskonform archiviert.

Gefunden: Flexibilität und Mobilität für Kund:innen und Mitarbeitende 
Bereichsübergreifender Einsatz 
Mitarbeitende aus Administration und Lager greifen auf Lieferscheine zu. Durch dynamische Berechtigungen sind ausserdem Unterlagen über Debitoren und Kreditoren für die Buchhaltung verfügbar. M-Files dient als zentrale Ablage und Archiv: Die Dokumente werden durch Metadaten wie z.B. Bestellungen inkl. Artikelbezeichnung, Kund:innenname oder Erstellungsdatum gefunden, statt durch den Speicherort. 

Akzeptanz bei Mitarbeitenden 
Von 50 Mitarbeitenden nutzen M-Files 25 Personen täglich. Dank der einfachen Handhabung gelingt in Kürze ein effizienter Einsatz des Systems. Durch individuellen Login für das Agroform Team und die Kund:innen können alle Beteiligten jederzeit auf ihre Dokumente zugreifen. 

Ortsunabhängiger Einsatz 
Lokale- und Cloud-Installation werden genutzt. Mitarbeitende der Agroform und Kund:innen haben Zugriff aus dem Office oder von unterwegs. 

Mobilität ergänzt Mehrwert 
Pro Monat werden 5‘000 unterschriebene Lieferscheine eingescannt und im M-Files abgelegt. Dort finden 200 Kund:innen ihre Bestellungen, die vom Webshop übermittelt werden. Dank der Zugangsmöglichkeit über den Arbeitsplatz, online und mobilem Endgerät nutzen Kund:innen sowie Mitarbeitende M-Files und sind von der Effizienz begeistert. 

Integration in IT-Landschaft 
Die Einbindung in die IT-Umgebung von Kund:innen ist gewährleistet. Ausserdem wird die Integration von Dritthersteller-Produkten unterstützt. Durch Plugins und Konnektoren können gängige Umsysteme mit dem Dokumenten-Management verbunden werden.

Lizenzmanagement
Die Lizenzierung des Dokumenten Management Systems stimmen wir genau auf Sie ab. Mit einer flexiblen Lizenzierung sorgen wir für einen guten Start und mit der einfachen Ausbaubarkeit wächst das System mit den Bedürfnissen des Unternehmens. Jeder Benutzer:innengruppe und jedem/jeder Benutzer:in können spezifische Rechte zugeteilt werden. So kann eine Personalabteilung beispielsweise persönliche und private Daten von Mitarbeitenden vor unerlaubten Zugriffen schützen.