Dossier numérique du personnel: concentration sur votre capital essentiel
Les collaborateurs sont le capital déterminant d’une entreprise
Il y a une raison valable pour laquelle ce principe a été instauré, et les entreprises le mettent en œuvre de manière proactive.Haut du formulaire
Le défi central consiste à former une équipe bien coordonnée et à maintenir la fluctuation à un niveau le plus bas possible. Une gestion efficace, du recrutement aux formations et au développement professionnel en passant par la mise au courant des nouveaux collaborateurs, forme la base d’un succès durable. La constitution sans effort du dossier numérique du personnel est à portée de main !
Gestion centrale de toutes les données des collaborateurs
Gérez toutes les données des collaborateurs de manière centralisée et sécurisée. Tous les documents sont faciles à trouver – des dossiers de candidature aux certificats de formation continue. Le dossier numérique du personnel permet de réaliser une gestion intelligente des documents pouvant être intégrés dans des systèmes HRMS et HRIS existants ou dans des solutions propres à l’entreprise, ce qui permet d’avoir un accès efficace à toutes les informations pertinentes.
Coopérer de manière sécurisée
Créez et traitez des documents directement dans le dossier numérique du personnel en coopération avec des collègues autorisés – sans échange fastidieux de documents. Des modèles variés vous aident à créer de nouveaux documents ayant trait au personnel qui reposent, au besoin, sur des informations déjà disponibles.
Dossier physique du personnel désormais dans un environnement numérique
Ici, vous pouvez travailler avec des structures de dossiers et des registres familiers, similaires à des armoires de classement ou des archives traditionnelles, mais sous une forme numérique. Au moyen de couvertures de dossier générées et actualisées automatiquement, vous gardez une vue d’ensemble sur le contenu, y compris la représentation des données de base.
Dans le dossier numérique du personnel, les dossiers peuvent être affichés dans des «vues dynamiques» qui sont créées au niveau de l’entreprise ou de l’utilisateur. Cela vous permet d’afficher des données et des informations selon vos critères individuels sans avoir à parcourir de nombreux dossiers ou devoir rassembler des informations. Par exemple, vous pouvez vous faire afficher dans une seule vue tous les contrats actuels pour un certain site ou pour tous les collaborateurs qui doivent encore participer à une formation.
Malgré cela, l’idée de base d’un ECM est conservée. Chaque document n’existe qu’une fois dans le système étant donné que tous les documents et toutes les données sont toujours affichés dans le contexte correspondant.
Processus automatisés
Désormais, tous les processus du personnel se déroulent efficacement. Des workflows prédéfinis garantissent le déroulement correct de toutes les étapes, qu’il s’agisse du processus de candidature ou de l’intégration de nouveaux collaborateurs. Le dossier numérique du personnel offre des workflows flexibles et prédéfinis ainsi qu’un designer de workflows intuitif pour procéder à des adaptations individuelles.
Représentation du cycle complet des collaborateurs
Notre solution HR couvre tout le cycle des collaborateurs:
- Recrutement: gestion des offres d’emploi, des CV et des documents d’examen.
- Intégration de nouveaux collaborateurs: attribution et suivi des informations d’intégration avec statut de traitement clair.
- Formation et développement: gestion efficiente et suivi des formations continues et des certificats.
- Gestion de tous les documents relatifs au personnel: gestion des demandes de congés, des contrats, des avenants et bien plus.
Aperçu de vos avantages
Structure des dossiers
Numérisez votre dossier du personnel tout en conservant les structures de registre habituelles. Le registre créé automatiquement vous donne une vue d’ensemble optimale.
Transparence
Toutes les informations des collaborateurs sont regroupées de manière centralisée et peuvent être trouvées rapidement sur une base contextuelle.
Efficience
Réduction du temps nécessaire et des erreurs grâce à l’automatisation des processus due à l’utilisation de modèles, à l’attribution de tâches et de workflows.
Sécurité des données
En raison de l’attribution automatique des droits d’accès, seuls les utilisateurs autorisés ont accès à des documents et des données confidentiels.
Compliance (conformité)
Tous les documents sont conservés de manière sécurisée conformément aux prescriptions légales. Grâce à la suppression automatique selon des délais définis, vous garantissez le respect de toutes les exigences légales.
Simplicité
Retrouver les documents et les données est un jeu d’enfant. Concevez l’image numérique de tous les dossiers du personnel dans la structure qui vous est familière.
Avec une GED, vous établissez une fondation tournée vers le futur
Numérisez l'ensemble des données, des documents singuliers aux dossiers exhaustifs, et établissez des liens à l'aide de métadonnées. Cela vous permet d'obtenir une gestion de documents polyvalente et conviviale qui facilite l'archivage, la recherche et le partage efficace des informations.
Votre interlocuteur
Olivier Parpaillon
Consultant ECM
021 811 44 44
olivier.parpaillon@faigle.ch
