Digitales Personaldossier: Ihr wichtigstes Kapital im Fokus
Die Mitarbeiter sind das entscheidende Kapital eines Unternehmens
Dieser Leitsatz hat sich nicht ohne Grund etabliert und wird von Unternehmen aktiv gelebt. Die zentrale Herausforderung besteht darin, ein gut abgestimmtes Team zu formen und die Fluktuation möglichst niedrig zu halten. Effizientes Management, angefangen beim Recruiting über die Einarbeitung neuer Mitarbeiter bis hin zu Schulungen und beruflicher Weiterentwicklung, bildet die Grundlage für nachhaltigen Erfolg. Das digitale Personaldossier macht dies mühelos möglich!
Zentrales Management aller Mitarbeiterdaten
Verwalten Sie sämtliche Mitarbeiterdaten zentral und sicher. Von Bewerbungsunterlagen bis hin zu Weiterbildungsnachweisen sind alle Dokumente leicht auffindbar. Das digitale Personaldossier ermöglicht intelligentes Dokumentenmanagement, integrierbar in bestehende HRMS- und HRIS-Systeme oder firmeneigene Lösungen, für einen effizienten Zugriff auf alle relevanten Informationen.
Sicher zusammenarbeiten
Erstellen und bearbeiten Sie Dokumente direkt im digitalen Personaldossier in Zusammenarbeit mit berechtigten Kollegen – ohne lästigen Dokumentenaustausch. Vielfältige Vorlagen unterstützen Sie bei der Erstellung neuer personalbezogener Dokumente, wobei diese bei Bedarf bereits auf vorhandenen Informationen basieren.
Physisches Personaldossier neu in einem digitalen Umfeld
Hier haben Sie die Möglichkeit, in den bekannten Aktenstrukturen und Registern, wie sie Ihnen aus traditionellen Aktenschränken oder Archiven vertraut sind, zu arbeiten – jedoch in digitaler Form. Mithilfe automatisch generierter und aktualisierter Aktendeckel behalten Sie den Überblick über den Inhalt, einschliesslich der Abbildung der Stammdaten.
Im digitalen Personaldossier können die Akten in sogenannten dynamischen Views angezeigt werden, die auf Unternehmens- oder Nutzerebene erstellt werden. Dies ermöglicht es Ihnen, Daten und Informationen nach Ihren individuellen Kriterien anzuzeigen, ohne viele Ordner durchsuchen oder Informationen zusammenstellen zu müssen. Sie können beispielsweise alle aktuellen Verträge für einen bestimmten Standort oder alle Mitarbeiter, bei denen noch eine Schulung aussteht, in einer View anzeigen lassen.
Trotzdem bleibt der Grundgedanke eines ECM erhalten. Jedes Dokument ist nur einmal im System vorhanden, da alle Dokumente und Daten immer im entsprechenden Kontext angezeigt werden.
Automatisierte Prozesse
Ab sofort laufen sämtliche Personalprozesse effizient ab. Vordefinierte Workflows gewährleisten die korrekte Abfolge aller Schritte, egal ob im Bewerbungsprozess oder im Onboarding neuer Mitarbeiter. Das digitale Personaldossier bietet flexible, voreingestellte Workflows und einen intuitiven Workflow-Designer für individuelle Anpassungen.
Abbildung des gesamten Mitarbeiterzyklus
Unsere HR-Lösung deckt den vollständigen Mitarbeiterzyklus ab:
- Recruiting: Verwaltung von Stellenanzeigen, Lebensläufen und Prüfungsdokumenten.
- Onboarding: Zuweisung und Nachverfolgung von Einarbeitungsinformationen mit klarem Bearbeitungsstatus.
- Schulung und Weiterentwicklung: Effiziente Verwaltung und Nachverfolgung von Weiterbildungen und Zertifikaten.
- Management aller Personalunterlagen: Verwaltung von Urlaubsanträgen, Verträgen, Zusatzvereinbarungen u.v.m.
Ihre Vorteile im Überblick
Aktenstruktur
Digitalisieren Sie Ihr Personaldossier, behalten Sie dabei die gewohnten Registerstrukturen bei. Das automatisch erstellte Register verschafft Ihnen den optimalen Überblick.
Transparenz
Sämtliche Mitarbeiterinformationen sind an einem zentralen Ort gebündelt und können kontextbasiert schnell gefunden werden.
Effizienz
Reduzierter Zeitaufwand und weniger Fehler durch Automatisierung von Prozessen durch Verwendung von Vorlagen, Aufgabenzuweisung und Workflows.
Datensicherheit
Durch die automatische Vergabe von Zugriffsrechten haben ausschliesslich autorisierte Nutzer Zugang zu vertraulichen Dokumenten und Daten.
Compliance
Alle Dokumente werden in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Vorschriften sicher aufbewahrt. Durch die automatische Löschung gemäss definierten Fristen gewährleisten Sie die Einhaltung aller rechtlichen Anforderungen.
Einfachheit
Finden Sie Dokumente und Daten spielend leicht und gestalten Sie die digitale Abbildung aller Personaldossiers in Ihrer vertrauten Struktur.
DMSFACTORY
DMSFACTORY bringt über 25 Jahre Erfahrung als Experte für das papierlose Büro mit. Das Unternehmen entwickelt individuelle Lösungen zur Digitalisierung dokumenten-, daten- und informationsgetriebener Prozesse. Mit einem starken Fokus auf Zuverlässigkeit und lösungsorientiertem Arbeiten unterstützt DMSFACTORY Unternehmen dabei, flexibler, effizienter und sicherer zu agieren. Als Partner mit fundiertem Fachwissen entwickelt DMSFACTORY Lösungen auf Basis marktführender Produkte in den Bereichen Dokumentenerfassung, Dokumentenmanagement, Informationsmanagement und Archivierung.
Unverbindliche Beratung
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Lam Ha
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