Logiciel de gestion des contrats
Simplification de la gestion des contrats
Dans l’environnement des entreprises, la gestion efficace des contrats est indispensable. Les contrats conclus avec des partenaires internes et externes doivent non seulement être rédigés et signés, mais encore être soumis à un suivi précis après leur entrée en vigueur. Un logiciel de gestion contractuelle de premier ordre va plus loin que la simple gestion – il facilite la création et le traitement de contrats, permet de retrouver rapidement les contenus, de respecter les délais et garantit un archivage à l'épreuve des audits et juridiquement valide.
Les tableaux Excel interminables pour la gestion des contrats – c’était hier! Notre solution numérique vous apporte son soutien tout au long du cycle de vie de vos contrats – de leur création à la gestion centralisée et à l’archivage sécurisé. Posez la première pierre du succès de votre entreprise tout en économisant du temps et de l’argent!
Tous les contrats d'un seul coup d’œil
Souvent, les contrats ne sont pas centralisés, mais disséminés dans différents services ou sur les ordinateurs de différents collaborateurs. C’est à ce classement décentralisé que peut être dû le non-respect des délais des contrats ou l’impossibilité de retrouver des contrats. Notre logiciel de gestion des contrats offre une plateforme centrale permettant de garder un œil sur tous les contrats. Ainsi, vous avez toujours une vue d’ensemble sur les contenus, les obligations et les dates, indépendamment du type de document. Il est facile de numériser des documents sur base papier, et grâce à la technologie OCR, explorer le contenu des contrats ne demande que peu de temps.
Gestion efficace des contrats
Notre solution de gestion des contrats vous permet à tout moment de garder une vue d’ensemble sur l’état actuel de vos contrats. La recherche plein texte permet de retrouver en un clin d’œil les documents contractuels requis. Le logiciel surveille de manière autonome les délais et les tâches (récurrentes), rappelle les tâches à effectuer aux utilisateurs compétents et offre de surcroît la possibilité de standardiser les processus. Grâce à la version mobile, vous gardez le plein contrôle de vos contrats et de vos tâches, même si vous êtes en déplacement.
Toutes les phases de vos contrats bien en vue
Dans notre solution de gestion de contrats, vous ne gérez pas seulement des contrats conclus. Vous bénéficiez aussi d’une aide lors de la rédaction du contrat sous forme de modèles, de processus de validation et d’un archivage à long terme sécurisé sous format PDF/A. Le respect des délais de conservation et de suppression est également facilité. Utilisez les modèles de contrat validés et créez des processus de validation qui améliorent la transparence et optimisent les processus internes.
Aperçu de vos avantages
Workflows de validation
Le processus d’approbation et de validation démarre automatiquement dès la rédaction du contrat. Cela garantit le respect de vos processus, les temps de traitement sont réduits et la transparence de vos processus est améliorée.
Gestion des modèles
Évitez les ruptures de médias et utilisez votre signature numérique pour les contrats et d’autres documents. Ainsi, il est possible de conclure un contrat simple depuis n’importe où, également depuis un bureau à domicile.
Transparence
Utilisez la fonction Co-Authoring pour traiter des contrats ensemble. Commentez les ébauches et, grâce au versionnement et à la journalisation, gardez une vue d’ensemble sur toutes les modifications.
Mobile
Accédez à tous les contrats et aux données correspondantes même si vous êtes en déplacement. Utilisez l’application pour votre smartphone ou votre tablette afin de traiter des documents et des tâches quand vous êtes en déplacement.
Efficience
Recevez automatiquement des notifications relatives aux tâches à effectuer ou aux échéances à venir, par exemple des délais de résiliation. De cette manière, vous ne manquerez plus de délais et minimiserez ainsi les sources d’erreur.
Sécurité des données
Sauvegardez tous les documents contractuels ainsi que les informations correspondantes telles que des pièces jointes et des courriers électroniques de façon qu'ils soient à l'épreuve des audits et conformes à la législation. Les droits d’accès gérés de manière centralisée garantissent ici la protection de données sensibles.
Avec une GED, vous établissez une fondation tournée vers le futur
Numérisez l'ensemble des données, des documents singuliers aux dossiers exhaustifs, et établissez des liens à l'aide de métadonnées. Cela vous permet d'obtenir une gestion de documents polyvalente et conviviale qui facilite l'archivage, la recherche et le partage efficace des informations.
Votre interlocuteur
Olivier Parpaillon
Teamleader Implémentation
021 811 44 44
olivier.parpaillon@faigle.ch
