Überblick

Die Veriset AG zeichnet sich durch ihre logistischen Prozesse und innovativen Fertigungsmethoden aus. Diese Effizienz galt es mit der Einführung eines Informationsmanagementsystems auch auf den administrativen Bereich, besonders die Finanzbuchhaltung und die Qualitätssicherung, zu übertragen. Der brancheninterne Benchmark-Vergleich attestiert der Veriset AG einen hohen Digitalisierungsgrad.

Herausforderung

Die Herausforderung bestand in der Integration von smartFix und M-Files in die bestehende Systemlandschaft und in der Komplexität der automatischen Erkennung der Positionsdaten unter Berücksichtigung der spezifischen Bedürfnisse

• Userfreundlichkeit
• Mehrsprachigkeit
• systemtechnische Sicherheit
• selbstständige Workflow-Erstellung ohne fundierte IT-Kenntnisse
• direkte Kommunikation mit Lösungsanbieter:in.

Vom System umsetzbare und gleichzeitig den Anwendenden grösstmöglichen Nutzen bringende Prozesse ohne unerwünschte Mehraufwände durch Nebeneffekte galt es ebenfalls zu realisieren.

Lösung

Das ECM von M-Files bietet für Veriset AG den besten Mehrwert, da die Workflows am umfangreichsten anpass- und erweiterbar sind. Faigle bietet ausserdem eine mehrsprachige Systemlösung an. Zur Reduktion der Durchlaufzeiten in den Kreditorenprozessen wurde Beleggut in smartFix extrahiert und verifiziert, in M-Files der Freigabeworkflow und die einfachen Kontierungen aktiviert und an NAV zur Verbuchung übergeben (Stream Kreditoren). Die Auftragsbestätigungen durch die Lieferanten erfolgen in smartFix, die automatischen Plausibilitätschecks und Freigabeworkflows in M-Files (Stream Order Response).

Ergebnis

Nach 10 Monaten bereits erfolgte der erfolgreiche Abschluss des Projektes. Auf dieser Grundlage wird das System der Veriset AG mit Unterstützung von Faigle stetig erweitert.

Sämtliche Dokumente wie Bestellungen oder Auftragsbestätigungen befinden sich strukturiert, vollständig und korrekt im System abgelegt. Die unterschiedlichen Suchmöglichkeiten garantieren die schnellstmögliche Auffindbarkeit der gesuchten und "verwandter" Dokumente dank diverser Verknüpfungen. Die entsprechenden Workflows ermöglichen die automatische Aufgabenzuweisung und unvorhergesehene "Überraschungen" seitens der Lieferant:innen bleiben aus.

• 100% prozessgestützte Kontrolle aller Handelswaren-Auftragsbestätigungen
• 90% Effizienzsteigerung über gesamten Auftragsbestätigungs-Kontrollprozess
• 100% unternehmensweite, einheitliche Ablage