Digitales Baudossier für Ihre Bauprojekte!
Die Digitalisierungsplattform für die Baubranche
In der Baubranche herrschen häufig Kostendruck, Zeitdruck und Missverständnisse aufgrund unterschiedlicher Informationen. Dies gilt sowohl für Baustellen als auch für die allgemeine Organisationsstruktur. Falls Sie ähnliche Herausforderungen kennen, ist es hilfreich, wenn sämtliche Beteiligten stets Zugriff auf die richtigen Informationen haben. Insbesondere für Bauunternehmen sind digitale Dokumente ein bedeutender Wettbewerbsvorteil. Nutzen Sie die Möglichkeit, Ihre Bauprojekte und Baustellen mithilfe des digitalen Baudossiers zu verwalten! Durch den Einsatz digitaler Dokumente behalten Sie in jeder Situation den Überblick, können von überall auf die benötigten Informationen zugreifen und das Bautagebuch mobil führen. Dies stellt einen weiteren Schritt in Richtung einer papierlosen Baustelle dar.
Was kann unser digitales Baudossier?
Unser digitales Baudossier bietet eine umfassende Lösung für die Verwaltung aller Bauprojektunterlagen, darunter Projektdetails, Mängelberichte, Informationen von Lieferanten und Auftragnehmern, Schriftverkehr, Verträge, Rechnungen und Bautagebuch. Die einfache Nutzung über Tablet oder Smartphone ermöglicht einen revisionssicheren und einheitlichen Datenzugriff für alle Beteiligten, erleichtert den Informationsaustausch und gewährleistet eine geordnete Verfügbarkeit kritischer Projektinformationen bei Abwesenheit.
Übersicht im digitalen Baudossier
Durch die automatisch generierte Übersicht erhält das digitale Baudossier den Charakter eines herkömmlichen Aktenordners. Sie können Ihre vertraute Dokumentenstruktur mit Registern aufbauen, Pflichtdokumente festlegen und mit wenigen Klicks neue Dokumente hinzufügen. Die Pflichtdokumente, Register und die Struktur lassen sich je nach Bauphase individuell anpassen. So können Sie beispielsweise für Angebotsunterlagen andere Pflichtdokumente vorsehen als für Projektakten.
Effizientes E-Mail-Handling
Die digitale Bauakte lässt sich direkt mit Outlook verknüpfen, was allen Teammitgliedern einfachen Zugang zu projektbezogenen E-Mails ermöglicht. Nach Aktivierung eines Bauprojekts erscheint automatisch im Outlook-Postfach ein Ablageordner für alle festgelegten Projektmitarbeitenden. Mithilfe von Drag and Drop werden Mails direkt in die digitale Bauakte verschoben, und die automatische Verschlagwortung erfolgt anhand definierter Angaben. Die Suche nach E-Mails bleibt direkt in Outlook möglich, um das gewohnte Umfeld beizubehalten. Autorisierte Nutzer können von dort aus auf die Mails zugreifen und sie bearbeiten.
Bautagebuch
Führen Sie Ihr Bautagebuch bequem mobil über die entsprechende App und erfassen Sie den Fortschritt der Bauarbeiten nahtlos direkt vor Ort auf der Baustelle – und das weltweit von überall aus. Praktische Integrationen, wie die Verbindung zu gängigen Zeiterfassungstool und einer Wetter-App, unterstützen Sie dabei. So werden automatisch Daten zum Wetter und zur Arbeitszeit der vor Ort tätigen Personen erfasst. Nach Abschluss des Projekts können Sie das vollständige Bautagebuch in einem gesammelten Export zusammenfassen. Selbstverständlich besteht auch die Möglichkeit, einzelne Einträge separat zu extrahieren, zu speichern oder zu versenden.
Automatisierung Ihrer Prozesse durch Workflows
Optimieren Sie wiederkehrende Prozesse durch flexibel konfigurierbare Workflows. Diese ermöglichen verkürzte Bearbeitungszeiten, klare Definitionen Ihrer Geschäftsprozesse und die lückenlose Dokumentation aller getroffenen Entscheidungen sowie der Schritte im Projektverlauf. Ein zusätzlicher Vorteil besteht darin, dass Sie stets umfassende Transparenz über die Geschäftsprozesse haben und diese kontinuierlich weiter optimieren können.
Mängelerfassung
Mit einem Smartphone oder Tablet kann der Bauleiter oder ein anderer Mitarbeiter vor Ort auf der Baustelle Mängel erfassen. Diese Informationen werden umgehend an die Zentrale weitergeleitet, wo das Backoffice die entsprechenden Mängelanzeigen erstellen kann.
Vorlagenmanagement
Die Integration der digitalen Bauakte in alle Microsoft Office Anwendungen ermöglicht die direkte Einrichtung von Dokumentenvorlagen. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter mit den korrekten Vorlagen arbeiten und die Unternehmensrichtlinien einhalten.
Aufgabenverwaltung
In unserem digitalen Baudossier haben Sie die Möglichkeit, Aufgaben zu erstellen, einem verantwortlichen Mitarbeiter zuzuweisen und mit einer Frist zu versehen. Diese Aufgaben lassen sich problemlos mit zusätzlichen Informationen zum Projekt verknüpfen. Mit nur wenigen Klicks behalten Sie den Überblick über alle ausstehenden Aufgaben und den aktuellen Bearbeitungsstatus.
Gerätemanagement
Erfassen Sie Ihren Fuhrpark und Ihre Geräte im Baudossier, planen Sie Einsätze, verwalten Sie Inspektionen und vieles mehr. Mithilfe der Kalenderansicht behalten Sie die Verfügbarkeit jedes Geräts im Blick und können unmittelbar neue Einsätze planen.
Rechnungsverarbeitung
Bearbeiten Sie eingehende Rechnungen direkt in Ihrem digitalen Baudossier und verwalten Sie diese gemeinsam mit den anderen Unterlagen des Bauprojekts. Spezielle Workflows erleichtern die Rechnungsverarbeitung, indem Sie die Dokumente an die zuständigen Personen weiterleiten und eine Bearbeitungsfrist festlegen. Auf diese Weise können Sie die Rechnungen zeitnah begleichen und mögliche Skonti in Anspruch nehmen.
Ihre Vorteile im Überblick
Alle Inhalte auf einen Blick
Ob unterwegs auf der Baustelle oder im Büro: Sie können überall auf alle Projektunterlagen, Zeichnungen, Bilder und Korrespondenzen zugreifen. Mit wenigen Klicks ist der aktuelle Bearbeitungsstand einsehbar.
Rechtssichere Dokumentation
Die Dokumentation des Baufortschritts ist von jedem Ort aus möglich und wird automatisch im Baudossier zentralisiert. Die erfassten Informationen stehen direkt für die weitere Verarbeitung im Büro zur Verfügung.
Zentrale Mängelerfassung
Die Erfassung von Mängeln erfolgt mühelos durch das Aufnehmen eines Fotos mit dem Smartphone oder Tablet. Automatisch wird die Zentrale über den Mangel informiert, um eine zeitnahe Bearbeitung und die Sicherung von Ansprüchen zu gewährleisten.
Digitales Bautagebuch
Erfassen Sie mit dem digitalen Bautagebuch lückenlos den Fortschritt auf der Baustelle und dokumentieren Sie besondere Vorkommnisse, um stets den Überblick darüber zu behalten, was zu welchem Zeitpunkt erledigt sein sollte und wie der aktuelle Stand ist.
Vorlagenmanagement
Durch die automatische Integration von Adressen und Projektinformationen in die Vorlagen sparen Sie Zeit bei der Erstellung und dem Versand von Dokumenten. Dies erleichtert die Kommunikation erheblich.
Kollaboration
In der digitalen Bauakte können Teammitglieder problemlos gemeinsam an Dokumenten arbeiten, ohne diese per E-Mail oder andere Sharing-Tools hin und her schicken zu müssen. Der Überblick über die aktuelle Version bleibt dabei erhalten.
DMSFACTORY
DMSFACTORY bringt über 25 Jahre Erfahrung als Experte für das papierlose Büro mit. Das Unternehmen entwickelt individuelle Lösungen zur Digitalisierung dokumenten-, daten- und informationsgetriebener Prozesse. Mit einem starken Fokus auf Zuverlässigkeit und lösungsorientiertem Arbeiten unterstützt DMSFACTORY Unternehmen dabei, flexibler, effizienter und sicherer zu agieren. Als Partner mit fundiertem Fachwissen entwickelt DMSFACTORY Lösungen auf Basis marktführender Produkte in den Bereichen Dokumentenerfassung, Dokumentenmanagement, Informationsmanagement und Archivierung.
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