Die Digitalisierung von Prozessen ist zur Priorität geworden

Didier Oppliger, Leiter Verkauf Westschweiz bei Faigle, erklärt, wie Unternehmen an Effizienz gewinnen, indem sie mithilfe einer massgeschneiderten Lösung für elektronisches Dokumentenmanagement ihre Prozesse digitalisieren und Arbeitsabläufe automatisieren.

Was sind die aktuellen Prioritäten von Unternehmen in Bezug auf elektronisches Dokumentenmanagement, die Digitalisierung von Prozessen und die Automatisierung von Arbeitsabläufen?

Wir stellen fest, dass Unternehmen vor allem die Suche nach Dokumenten vereinfachen möchten. Unsere Kund:innen möchten ihre Dokumente und Informationen problemlos finden, so wie sie es mit einer Suchmaschine wie Google tun. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ermöglicht die Digitalisierung von Papierdokumenten, wobei alle relevanten Informationen automatisch in die Verwaltungssoftware des Unternehmens eingefügt werden. Das Ziel der Einführung einer DMS-Lösung besteht auch darin, den Arbeitsablauf bei der Verarbeitung von Lieferantenrechnungen zu vereinfachen. Diese werden gescannt und automatisch an die Mitarbeitenden verteilt, die Rechnungen, Bestellungen, Beträge usw. freigeben müssen. Der Prozess funktioniert sowohl auf dem PC als auch auf Smartphones und Tablets. Einer der Vorteile des DMS besteht übrigens darin, dass die gescannten Rechnungen direkt in die Buchhaltungssoftware integriert werden können.  

Wie wirkt sich Homeoffice auf die Nachfrage nach DMS-Lösungen aus?

Als Unternehmen aufgrund der Massnahmen gegen die Covid-Krise dringend auf Homeoffice umstellen mussten, erkannten sie ihre Defizite im Bereich der Digitalisierung und des elektronischen Dokumentenmanagements. Die Digitalisierung von Prozessen ist zu einer Priorität geworden, um die Produktivität der Mitarbeitenden zu steigern. In diesem Zusammenhang, der noch länger anhalten wird, kann das DMS auch dafür sorgen, dass die Kommunikation intern und extern optimal bleibt. Darüber hinaus können sich einige Unternehmen dazu entschliessen, ihre Archive zu digitalisieren, insbesondere solche, deren Geschäftstätigkeit von diesen Dokumenten abhängt.

Welche Produktivitätssteigerungen können Unternehmen mit der Einführung solcher Lösungen erwarten?

Die Produktivitätssteigerungen hängen natürlich davon ab, welche DMS-Module ein Unternehmen einsetzt. Wir schätzen jedoch, dass ein mittelständisches Unternehmen mit 20 bis 150 Mitarbeitenden den durchschnittlichen Zeitaufwand für Aufgaben, die digitalisiert wurden, halbieren kann. Um beim Beispiel der Integration von Rechnungen in die Buchhaltungssoftware zu bleiben: Je mehr Rechnungen erfasst werden, desto höher ist das Verhältnis der Produktivitätsgewinne. Die manuelle Erfassung von hundert Rechnungen dauert etwa drei Stunden, während der digitalisierte Prozess höchstens zehn Minuten für eventuelle Überprüfungen in Anspruch nimmt. Ich kann auch das Beispiel eines Kunden anführen, der innerhalb weniger Monate drei Unternehmen übernahm. Dank des DMS war er dennoch nicht gezwungen, das Verwaltungspersonal aufzustocken.

Was sind die Herausforderungen bei einer solchen Einführung und welche Art von Unterstützung bieten Sie den Unternehmen an?

Es ist sehr wichtig, dass die Prozessanalyse vollständig durchgeführt wird, damit die vorgeschlagene Lösung den Bedürfnissen des Unternehmens entspricht. Es handelt sich um eine massgeschneiderte Implementierung, da jedes Unternehmen andere Prozesse und Software hat. Herausforderungen können in der Kommunikation zwischen der projektleitenden und der systemintegrierenden Person liegen. Daher sollten Sie einen Anbieter wie Faigle wählen, der gut zuhören kann und über das nötige Fachwissen verfügt, um seine Kund:innen bei der Auswahl der richtigen Lösung zu unterstützen. Nach einer grundlegenden Schulung der Endbenutzenden ist es notwendig, während der Installation ein Fine-Tuning auf der Grundlage ihres Feedbacks durchzuführen. Anschliessend bieten wir einen umfassenden Kund:innendienst an, der neben dem Support auch eine Technologieüberwachung umfasst, die sicherstellt, dass die Kund:innen von den Neuerungen und der Skalierbarkeit der Produkte in unserem Angebot profitieren.

Den Originalartikel auf Französisch finden Sie hier.