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Vonplon: du classement numérique à la gestion complète de l’information

 

Depuis que Ruedi et Elisabeth Vonplon ont fondé l’entreprise de construction du même nom il y a 40 ans, le nom Vonplon est synonyme de bon travail sécurisé et de partenariat fiable. C’est pourquoi il n’est pas surprenant que l’entreprise familiale soit devenue un groupe d’entreprises comptant plus de 130 employés.

Toutefois, la complexité de l’administration a augmenté parallèlement à la taille de l’entreprise. Mais la fiabilité en matière financière ne devait pas en pâtir. C’est la raison pour laquelle Raymond Vonplon cherchait un système de classement absolument sûr pour les factures des fournisseurs. 

Un système de classement numérique ne doit cependant pas seulement être facile à utiliser et garantir le paiement ponctuel des factures, mais aussi disposer d’un système de validation permettant aux conducteurs de travaux respectivement responsables d’avoir accès aux factures électroniques à tout moment et où qu’ils se trouvent. Au moyen d’un flux de travail mis en place dans la gestion de l’information, les factures devant être contrôlées sont transmises aux responsables par voie numérique. «De cette manière, nous pouvons déjà les contrôler et valider leur paiement sur le chantier», explique le conducteur de travaux Sebastian Kay.

Au cours de la recherche de processus sécurisés pour les factures des fournisseurs, les responsables de Vonplon ont finalement trouvé un système de gestion complète de l’information pour tous les documents de l’entreprise.

Le client cherchait: un classement des factures des fournisseurs avec un flux de travail sécurisé
Pour garantir que toutes les factures des fournisseurs soient payées de manière ponctuelle, la société Vonplon Strassenbau AG cherchait un classement numérique qui répond à un large éventail d’exigences: il devait enregistrer toutes les factures de tous les canaux de réception, garantissant ainsi qu’en aucun cas, elles ne seraient perdues. De plus, le système devait permettre l’accès depuis n’importe où de manière à ce que les conducteurs de travaux puissent contrôler et valider les factures alors qu’ils se trouvaient encore sur le chantier. Enfin et surtout, le système devait être facile à utiliser.

Le client a trouvé: un classement numérique et des processus simplifiés
C’est une heureuse coïncidence qui a mené Raymond Vonplon chez Faigle: «Juste trois jours après qu’une employée du service de comptabilité s’est plainte du système de classement compliqué et confus, un vendeur de Faigle nous a appelés», se souvient Raymond Vonplon en riant. Après l’analyse minutieuse des offres de plusieurs concurrents, c’est Faigle qui a remporté le contrat. Il ajoute que le prix a été l’élément décisif. À l’époque, il n’était toutefois pas encore conscient du fait qu’avec M-Files, il n’avait pas seulement acquis un système de classement clair y compris un flux de travail fiable pour les factures de fournisseurs, mais aussi une solution complète pour un bureau numérisé.

Facile à utiliser
Après une brève instruction par l’équipe de Faigle, Raymond Vonplon a formé ses employés lui-même dans le cadre d’une courte réunion. Il a rapidement constaté que personne n’avait de problème pour s’habituer au système.


Extensible en fonction des besoins individuels
Aujourd’hui encore, les employés de Vonplon échangent de manière intensive leurs idées sur la façon dont ils peuvent utiliser encore plus élégamment la solution et, en fonction de leurs besoins spécifiques, ils élargissent constamment son utilisation en étroite collaboration avec Faigle. «Nous notons nos souhaits et les transmettons à Faigle après les avoir regroupés. La mise en œuvre se fait alors très rapidement, parfois même en une heure», relate Raymond Vonplon. Entretemps, le système de classement accueille non seulement les factures des fournisseurs, mais encore tous les autres documents tels que des offres, des confirmations de commande, des descriptifs de projet, des courriers électroniques, des photos et des documents d’assurance.

Accès indépendant du lieu
M-Files a fortement simplifié et accéléré de nombreux processus non seulement pour l’administration, mais aussi pour les conducteurs de travaux. Dans l’échange avec les clients, l’accès indépendant du lieu leur permet d’illustrer des projets au moyen de photos, de consigner des conventions écrites et, si nécessaire, de les consulter à tout moment. De plus, cela permet de réaliser des économies considérables de frais et de temps de déplacement.

Intégration dans l’environnement informatique
L’intégration dans l’environnement informatique existant accélère également le flux de travail de la comptabilité fournisseurs: les factures peuvent être non seulement classées et validées via M-Files, mais aussi comptabilisées directement grâce à l’intégration dans le logiciel de comptabilité existant.