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Vonplon: Von der digitalen Ablage zum umfassenden Informationsmanagement

 

Seit Ruedi und Elisabeth Vonplon vor 40 Jahren das gleichnamige Bauunternehmen gründeten, steht der Name Vonplon für solide, sichere Arbeit und zuverlässige Partnerschaft. Deshalb verwundert es nicht, dass das Familienunternehmen zu einer Firmengruppe mit über 130 Angestellten angewachsen ist.

Mit der Grösse des Unternehmens wuchs allerdings auch die Komplexität der Administration. Darunter sollte jedoch nicht die Zuverlässigkeit in Sachen Finanzen leiden. Raymond Vonplon suchte deshalb nach einem absolut sicheren Ablagesystem für Kreditorenrechungen. 

Ein digitales Ablagesystem sollte jedoch nicht nur übersichtlich sein und die rechtzeitige Begleichung der Rechnungen sicherstellen, sondern auch über ein Freigabesystem verfügen, das den jeweils verantwortlichen Bauführern erlaubt, jederzeit von überall her auf die elektronischen Rechnungen zuzugreifen. Mittels eines Workflows aufgesetzt im Informationsmanagement werden den Verantwortlichen, die zu überprüfenden Rechnungen digital zugestellt. „Auf diese Weise können wir sie noch auf der Baustelle kontrollieren und zur Bezahlung freigeben“, erklärt Bauführer Sebastian Kay.

Auf der Suche nach sicheren Abläufen für die Kreditorenrechnungen fanden die Verantwortlichen von Vonplon schliesslich ein umfassendes Informationsmanagement für sämtliche Dokumente des Unternehmens.

Gesucht: Kreditorenablage mit sicherem Workflow
Um sicherzustellen, dass sämtliche Kreditorenrechnungen rechtzeitig bezahlt werden, suchte die Vonplon Strassenbau AG nach einer digitalen Ablage, die unterschiedlichste Anforderungen erfüllt: Sie sollte sämtliche Rechnungen aus allen Eingangskanälen erfassen, damit sie unter keinen Umständen verloren gehen. Zudem sollte das System ortsunabhängigen Zugriff erlauben, sodass die Bauführer die Rechnungen noch auf der Baustelle kontrollieren und freigeben können. Nicht zuletzt sollte sie einfach zu bedienen sein.

Gefunden: Digitale Ablage und vereinfachte Abläufe
Ein glücklicher Zufall war es, der Raymond Vonplon zu Faigle führte: „Just drei Tage nachdem sich eine Mitarbeiterin aus der Buchhaltung über das umständliche und unübersichtliche Ablagesystem beschwert hatte, rief ein Faigle-Verkäufer bei uns an“, erinnert sich Raymond Vonplon lachend. Nachdem er mehrere Konkurrenten unter die Lupe genommen hatte, erhielt Faigle den Zuschlag. Entscheidend, sagt er, sei der Preis gewesen. Dass er mit M-Files nicht nur ein übersichtliches Ablagesystem inklusive zuverlässigem Kreditoren-Workflow, sondern eine umfassende Lösung für ein digitalisiertes Büro eingekauft hatte, war ihm zu diesem Zeitpunkt allerdings noch nicht bewusst.

Einfach zu bedienen
Nach einer kurzen Einführung durch das Faigle-Team schulte Raymond Vonplon seine Mitarbeitenden in einer kurzen Sitzung selbst. Schnell stellte er fest, dass niemand ein Problem hatte, sich an das System zu gewöhnen.


Individuell ausbaubar
Bis heute tauschen sich die Mitarbeitenden von Vonplon intensiv darüber aus, wie sie die Lösung noch eleganter nutzen können und weiten deren Einsatz in enger Zusammenarbeit mit Faigle ständig nach ihren spezifischen Bedürfnissen aus. „Wir notieren unsere Wünsche und leiten sie gebündelt an Faigle weiter. Die Umsetzung erfolgt dann sehr schnell, manchmal sogar innerhalb einer Stunde“, erzählt Raymond Vonplon. Inzwischen beherbergt das Ablagesystem nicht nur die Kreditorenrechnungen, sondern auch sämtliche übrigen Dokumente wie Offerten, Auftragsbestätigungen, Projektbeschriebe, E-Mails, Bilder und Versicherungsdokumente.

Ortsunabhängiger Zugang
Nicht nur für die Administration, auch für die Bauführer hat M-Files viele Abläufe stark vereinfacht und beschleunigt. Der ortsunabhängige Zugriff ermöglicht ihnen im Gespräch mit Kunden, Projekte anhand von Bildern zu veranschaulichen, schriftliche Vereinbarungen festzuhalten und bei Bedarf auch jederzeit wieder abzurufen. Ausserdem werden Wegzeiten und Kosten enorm eingespart.

Integration in IT-Landschaft
Die Einbindungen in die bestehende IT-Umgebung beschleunigt den Kreditoren-Workflow zusätzlich: Rechnungen können über M-Files nicht nur abgelegt und freigegeben werden, sondern dank Anbindung an die bestehende Buchhaltungssoftware auch direkt verbucht werden.